Perbedaan terjemahan, legalisasi, dan apostille terletak pada fungsi masing-masing. Terjemahan menyampaikan isi dokumen dalam bahasa lain. Apostille dan legalisasi berkaitan dengan pengesahan dokumen, tetapi tidak menerjemahkan atau memastikan kebenaran isinya.
Dalam penggunaan dokumen antara Polandia dan Indonesia, ketiga istilah tersebut sering muncul dalam satu prosedur. Meskipun saling berkaitan, satu proses tidak otomatis menggantikan proses lainnya. Sebuah dokumen dapat memerlukan terjemahan saja, apostille dan terjemahan, legalisasi melalui jalur tertentu, atau prosedur lain.
Kebutuhannya bergantung pada jenis dokumen, negara penerbit, negara tujuan, dan ketentuan lembaga yang akan menerima dokumen.
Perbedaan terjemahan, legalisasi, dan apostille secara singkat
| Proses | Fungsi utama | Yang tidak dilakukan |
|---|---|---|
| Terjemahan | Menyampaikan isi dokumen dalam bahasa sasaran | Tidak mengesahkan tanda tangan atau asal dokumen |
| Apostille | Mengesahkan tanda tangan, kewenangan penanda tangan, serta cap atau segel pada dokumen publik dalam kerangka Konvensi Apostille | Tidak membuktikan bahwa isi dokumen benar |
| Legalisasi | Mengesahkan unsur tertentu pada dokumen melalui jalur yang berlaku di luar prosedur apostille | Tidak menerjemahkan atau menilai kebenaran isi |
Untuk menentukan proses yang tepat, jangan hanya melihat judul dokumen. Periksa negara asal, negara tujuan, lembaga penerima, serta tujuan penggunaannya.
Apa fungsi terjemahan dokumen?
Terjemahan memungkinkan seseorang atau lembaga memahami isi dokumen yang dibuat dalam bahasa lain.
Dalam hubungan Polandia–Indonesia, penerjemahan dapat dilakukan:
- dari bahasa Polandia ke bahasa Indonesia;
- dari bahasa Indonesia ke bahasa Polandia;
- untuk kebutuhan pribadi atau bisnis;
- sebagai bagian dari prosedur pendidikan;
- untuk urusan administrasi;
- untuk proses hukum;
- sebagai pendamping dokumen yang telah diberi apostille atau melalui pengesahan lain.
Terjemahan menjawab pertanyaan: Apa isi dokumen ini dalam bahasa yang dipahami oleh penerima?
Terjemahan tidak mengesahkan tanda tangan pejabat, cap, atau kewenangan instansi penerbit. Fungsi tersebut berada di luar penerjemahan.
Jenis terjemahan juga perlu diperiksa. Untuk kebutuhan internal, terjemahan nontersumpah mungkin cukup. Untuk prosedur resmi, lembaga penerima dapat meminta terjemahan dari penerjemah tersumpah atau pihak lain yang memiliki kewenangan tertentu.
Penjelasan lebih lengkap tersedia dalam artikel Penerjemah Tersumpah Bahasa Polandia: Kapan Dibutuhkan?
Apa itu apostille?
Apostille adalah sertifikat yang digunakan berdasarkan Konvensi Den Haag tanggal 5 Oktober 1961 tentang Penghapusan Persyaratan Legalisasi bagi Dokumen Publik Asing, yang dikenal sebagai Konvensi Apostille.
Konvensi tersebut menyederhanakan penggunaan dokumen publik dari satu negara peserta di negara peserta lain. Apostille diterbitkan oleh otoritas yang berwenang di negara tempat dokumen berasal.
Menurut Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum Indonesia, apostille mengesahkan kesesuaian:
- tanda tangan pejabat;
- cap atau segel resmi;
- nama dan jabatan pejabat;
- instansi yang menerbitkan dokumen.
Apostille tidak menyatakan bahwa semua informasi dalam dokumen benar. Otoritas penerbit apostille tidak memeriksa ulang peristiwa, keputusan, atau pernyataan yang dicantumkan dalam dokumen. Hague Conference on Private International Law atau HCCH juga menjelaskan bahwa apostille mengautentikasi asal dokumen publik, bukan isinya.
Sertifikat apostille hanya dapat diterbitkan oleh otoritas kompeten yang ditunjuk oleh negara peserta Konvensi. HCCH sendiri tidak menerbitkan atau memverifikasi sertifikat apostille untuk pemohon.
Apa yang dimaksud dengan dokumen publik?
Konvensi Apostille berlaku terhadap dokumen publik yang dibuat di wilayah satu negara peserta dan akan digunakan di wilayah negara peserta lain.
Istilah dokumen publik tidak berarti setiap dokumen yang dianggap penting oleh pemiliknya. Kategorinya ditentukan oleh Konvensi dan hukum negara tempat dokumen diterbitkan.
Bergantung pada sistem negara asal, dokumen publik dapat mencakup:
- dokumen administrasi;
- akta catatan sipil;
- dokumen pengadilan;
- akta notaris;
- sertifikat resmi;
- pengesahan resmi yang ditempatkan pada dokumen privat.
Kontrak pribadi, surat perusahaan, atau pernyataan biasa tidak otomatis menjadi dokumen publik yang dapat diberi apostille. Jika tanda tangan pada dokumen privat disahkan oleh notaris atau pejabat lain, unsur pengesahan tersebut dalam keadaan tertentu dapat menjadi objek apostille. Apostille tetap tidak membenarkan seluruh isi kontrak atau pernyataan.
Konvensi juga memiliki kategori yang dikecualikan. Karena itu, dokumen yang tidak termasuk dalam cakupan apostille harus diperiksa secara terpisah. Dokumen tersebut tidak otomatis dapat atau harus dilegalisasi.
Apa itu legalisasi dokumen?
Legalisasi adalah jalur pengesahan yang dapat diperlukan ketika Konvensi Apostille tidak berlaku dan hukum atau lembaga tujuan meminta bentuk pengesahan lain.
Prosesnya dapat melibatkan satu atau beberapa lembaga, misalnya otoritas di negara penerbit, kementerian luar negeri, atau perwakilan diplomatik negara tujuan. Susunannya berbeda menurut negara, jenis dokumen, dan tujuan penggunaan.
Legalisasi biasanya berkaitan dengan tanda tangan, cap, atau kewenangan pihak yang menerbitkan atau mengesahkan dokumen. Proses ini tidak menjamin kebenaran informasi yang tertulis di dalamnya. Panduan layanan Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia juga menjelaskan bahwa legalisasi dilakukan terhadap tanda tangan dan tidak mencakup kebenaran isi dokumen.
Jika suatu dokumen tidak dapat memperoleh apostille, jangan langsung menyimpulkan bahwa legalisasi pasti menjadi penggantinya. Mungkin terdapat prosedur lain, atau jenis dokumen tersebut tidak memerlukan pengesahan. Jawabannya harus diperiksa berdasarkan ketentuan negara dan lembaga tujuan.
Apa perbedaan utama antara apostille dan legalisasi?
Apostille digunakan dalam kerangka Konvensi Apostille. Bagi dokumen publik yang memenuhi syarat, sertifikat ini menggantikan jalur legalisasi tradisional di antara negara-negara yang terikat Konvensi.
Legalisasi atau jalur pengesahan lain dapat diperlukan ketika:
- Konvensi Apostille tidak berlaku antara negara asal dan negara tujuan;
- dokumen berada di luar cakupan Konvensi;
- lembaga tujuan meminta prosedur lain;
- hukum yang berlaku menetapkan bentuk pengesahan berbeda.
| Pertanyaan | Apostille | Legalisasi |
|---|---|---|
| Dasar penggunaan | Konvensi Apostille | Ketentuan negara dan prosedur terkait |
| Siapa yang menerbitkan? | Otoritas kompeten di negara asal dokumen | Lembaga yang ditentukan dalam prosedur |
| Apa yang disahkan? | Tanda tangan, kewenangan penanda tangan, serta cap atau segel | Umumnya tanda tangan, cap, atau kewenangan pihak terkait |
| Apakah menerjemahkan isi? | Tidak | Tidak |
| Apakah menjamin kebenaran isi? | Tidak | Tidak |
Istilah legalisasi juga terkadang digunakan secara umum untuk berbagai bentuk pengesahan. Jika sebuah lembaga mengatakan bahwa dokumen “harus dilegalisasi”, tanyakan apa yang dimaksud: apostille, legalisasi konsuler, pengesahan notaris, atau tindakan lain.
Apostille untuk dokumen Polandia dan Indonesia
Polandia dan Indonesia tercantum sebagai pihak dalam Konvensi Apostille. Konvensi tersebut berlaku bagi Indonesia sejak 4 Juni 2022.
Dalam banyak prosedur yang berada dalam cakupan Konvensi, dokumen publik Indonesia yang akan digunakan di Polandia atau dokumen publik Polandia yang akan digunakan di Indonesia dapat menggunakan apostille sebagai pengganti legalisasi tradisional.
Hal ini tidak berarti bahwa:
- setiap dokumen Polandia atau Indonesia dapat diberi apostille;
- semua dokumen selalu memerlukan apostille;
- apostille cukup untuk setiap prosedur;
- terjemahan tidak lagi diperlukan;
- semua lembaga memiliki persyaratan yang sama.
Apostille diterbitkan di negara asal dokumen. Jika sebuah akta diterbitkan oleh instansi Indonesia dan akan digunakan di Polandia, pengesahannya mengikuti ketentuan serta layanan resmi Indonesia. Jika ijazah atau dokumen lain diterbitkan di Polandia dan akan digunakan di Indonesia, pemeriksaan dimulai dari ketentuan yang berlaku bagi dokumen Polandia.
Kewarganegaraan pemilik dokumen tidak menentukan negara penerbit apostille. Yang diperhatikan adalah tempat dokumen diterbitkan dan otoritas yang menandatanganinya.
Otoritas kompeten juga dapat berbeda menurut jenis dokumen. Karena pembagian kewenangan dan prosedur teknis dapat berubah, periksa informasi terbaru di negara penerbit.
Apakah semua dokumen untuk Polandia memerlukan apostille?
Tidak. Kebutuhan apostille ditentukan oleh prosedur dan lembaga yang menerima dokumen.
Sebuah lembaga dapat:
- meminta apostille;
- menerima dokumen tanpa apostille;
- meminta salinan resmi;
- meminta terjemahan tersumpah;
- menggunakan cara verifikasi lain;
- menetapkan kombinasi beberapa persyaratan.
Jenis dokumen yang sama dapat diperlakukan berbeda menurut tujuan. Akta perkawinan yang digunakan untuk pencatatan sipil tidak selalu memiliki persyaratan yang sama dengan salinan akta yang digunakan sebagai informasi pendukung di perusahaan.
Pertanyaan “apakah dokumen ini membutuhkan apostille?” sebaiknya dilengkapi menjadi: Apakah lembaga tujuan meminta apostille untuk dokumen ini dalam prosedur yang sedang saya jalani?
Mintalah jawaban tertulis apabila memungkinkan.
Apakah apostille harus diterjemahkan?
Sertifikat apostille memuat informasi yang mungkin perlu dipahami oleh lembaga penerima. Karena itu, lembaga tersebut dapat meminta agar apostille ikut diterjemahkan bersama dokumen utama.
Persyaratannya tidak sama dalam setiap prosedur. Lembaga penerima dapat:
- menerima apostille tanpa terjemahan;
- meminta apostille diterjemahkan;
- meminta seluruh dokumen dan apostille diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah;
- menetapkan format lain.
Jika apostille harus diterjemahkan, sebaiknya kirimkan dokumen kepada penerjemah setelah sertifikat tersebut diterbitkan. Dengan demikian, dokumen utama, apostille, stempel, dan keterangan tambahan dapat diterjemahkan sebagai satu paket yang lengkap.
Apakah terjemahan juga harus diberi apostille?
Apostille pada dokumen asli dan apostille pada pengesahan terjemahan tidak memiliki objek yang sama.
Apostille pada dokumen asli berkaitan dengan tanda tangan, cap, atau kewenangan pejabat yang menerbitkan dokumen. Jika suatu terjemahan dibuat atau disahkan oleh pihak yang menurut hukum negara asal menjalankan fungsi publik, pengesahan tersebut dalam keadaan tertentu dapat menjadi objek apostille.
Dalam situasi itu, apostille mengesahkan tanda tangan atau kewenangan pihak yang mengesahkan terjemahan. Apostille tidak menilai ketepatan bahasa maupun kualitas hasil penerjemahan.
Apakah langkah tersebut diperlukan harus dikonfirmasi kepada lembaga penerima dan otoritas apostille yang berwenang. Jangan memesan apostille untuk terjemahan hanya karena dokumen akan digunakan secara resmi.
Mana yang dilakukan lebih dahulu: terjemahan atau apostille?
Tidak ada satu urutan yang berlaku untuk semua dokumen.
Salah satu urutan yang digunakan dalam sejumlah prosedur adalah memperoleh apostille pada dokumen asli terlebih dahulu, kemudian menerjemahkan dokumen beserta sertifikat apostille. Namun, prosedur lain dapat menetapkan urutan berbeda.
Sebelum memulai, periksa:
- apakah dokumen asli memerlukan apostille;
- apakah sertifikat apostille harus diterjemahkan;
- apakah terjemahan harus dibuat oleh penerjemah tersumpah;
- penerjemah dari sistem negara mana yang diterima;
- apakah dokumen asli, salinan resmi, atau berkas elektronik yang harus diserahkan;
- apakah diperlukan pengesahan terhadap tanda tangan penerjemah.
Jawaban tersebut membantu menghindari penerjemahan ulang setelah apostille atau lampiran lain ditambahkan.
Contoh kebutuhan yang berbeda
| Situasi | Hal yang perlu dikonfirmasi |
|---|---|
| Dokumen Indonesia akan digunakan di Polandia | Apakah lembaga Polandia meminta apostille, jenis terjemahan tertentu, dan terjemahan sertifikat apostille |
| Dokumen Polandia akan digunakan di Indonesia | Apakah lembaga Indonesia meminta apostille, terjemahan ke bahasa Indonesia, atau pengesahan lain |
| Kontrak pribadi digunakan oleh perusahaan | Apakah cukup dengan terjemahan nontersumpah atau diperlukan pengesahan untuk tujuan tertentu |
Tabel tersebut bukan petunjuk prosedur untuk setiap dokumen. Persyaratan akhir tetap ditentukan oleh lembaga penerima.
Kesalahan yang sering terjadi
Menganggap apostille membuktikan kebenaran isi
Apostille mengesahkan unsur formal dokumen dalam ruang lingkup Konvensi. Apostille tidak memastikan bahwa setiap pernyataan di dalam dokumen benar.
Menganggap terjemahan menggantikan apostille
Terjemahan membuat isi dokumen dapat dipahami, tetapi tidak mengesahkan tanda tangan atau cap pejabat.
Menganggap apostille menggantikan terjemahan
Apostille tidak mengubah bahasa dokumen. Lembaga penerima tetap dapat meminta terjemahan.
Mengurus apostille di negara tujuan
Apostille diterbitkan oleh otoritas kompeten di negara tempat dokumen berasal.
Mengikuti prosedur milik orang lain
Pengalaman orang lain mungkin berkaitan dengan dokumen, lembaga, negara, atau peraturan yang berbeda.
Menganggap semua dokumen dapat diberi apostille
Konvensi berlaku terhadap dokumen publik yang berada dalam cakupannya. Dokumen privat biasa tidak otomatis memenuhi syarat.
Urutan pemeriksaan yang lebih aman
Tidak ada satu prosedur tetap untuk semua dokumen, tetapi kebutuhan dapat diperiksa melalui urutan berikut:
- Tentukan negara dan lembaga tujuan.
- Tanyakan persyaratan kepada lembaga penerima.
- Periksa apakah dokumen termasuk dokumen publik.
- Pastikan apakah Konvensi Apostille berlaku.
- Tentukan apakah diperlukan apostille, legalisasi, atau prosedur lain.
- Periksa jenis terjemahan dan pihak yang berwenang.
- Susun urutan pengesahan dan penerjemahan berdasarkan informasi tersebut.
Jika petunjuk lembaga masih tidak jelas, minta penjelasan mengenai istilah yang digunakan. Kata “legalisasi” belum tentu selalu merujuk pada prosedur yang sama.
Siapkan dokumen untuk penerjemah
Setelah persyaratan diketahui, kirimkan seluruh bagian dokumen dalam bentuk yang dapat dibaca. Sertakan apostille, stempel, tanda tangan, lampiran, dan halaman belakang apabila memuat informasi.
Panduan persiapan berkas tersedia dalam artikel Penerjemahan Dokumen Bahasa Polandia–Indonesia: Apa yang Perlu Diperiksa Sebelum Memesan?
Layanan penerjemahan Polandia–Indonesia
Polandnesia menyediakan penerjemahan nontersumpah dalam pasangan bahasa Polandia–Indonesia. Layanan ini mencakup dokumen pribadi, bisnis, korespondensi, materi informasi, dan berbagai teks yang tidak mensyaratkan pengesahan oleh penerjemah tersumpah.
Polandnesia tidak menerbitkan apostille, tidak melakukan legalisasi, dan tidak menerbitkan terjemahan tersumpah. Informasi awal dapat diberikan untuk membantu mengenali hal-hal yang perlu dikonfirmasi, tetapi persyaratan resmi harus dipastikan kepada lembaga penerima atau otoritas terkait.
Jika terjemahan nontersumpah dapat digunakan, kirimkan berkas dan penjelasan mengenai tujuan penggunaannya melalui halaman Layanan Penerjemah Bahasa Polandia–Indonesia. Penawaran disiapkan berdasarkan ruang lingkup, tingkat kesulitan, format, dan tenggat.
Kesimpulan
Terjemahan, apostille, dan legalisasi memiliki fungsi berbeda:
- terjemahan menyampaikan isi dokumen dalam bahasa lain;
- apostille mengesahkan unsur formal dokumen publik dalam kerangka Konvensi Apostille;
- legalisasi merupakan jalur pengesahan yang dapat digunakan ketika apostille tidak berlaku dan prosedur tujuan memang mensyaratkannya.
Sebelum memesan layanan, tentukan negara dan lembaga tujuan, lalu minta persyaratan secara tertulis. Dengan demikian, penerjemahan dan pengesahan dapat dilakukan dalam urutan yang sesuai tanpa menambah pekerjaan atau biaya yang sebenarnya dapat dihindari.
Sumber
- HCCH – Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents
- HCCH – Status Table of the Apostille Convention
- Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum – Layanan Apostille
- Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia – Stempel Asli dan legalisasi dokumen
- Kementerian Luar Negeri Polandia – Apostille
- Kedutaan Besar Republik Polandia di Indonesia – Apostille
Jelajahi kategori di bawah ini dan pilih topik yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda saat ini.