Perbedaan terjemahan, legalisasi, dan apostille terletak pada fungsi masing-masing. Terjemahan menyampaikan isi dokumen dalam bahasa lain. Apostille dan legalisasi berkaitan dengan pengesahan unsur formal dokumen, bukan penerjemahan isinya.
Dalam penggunaan dokumen antara Polandia dan Indonesia, beberapa proses tersebut dapat muncul dalam satu prosedur. Namun, satu proses tidak otomatis menggantikan proses lainnya.
Sebuah dokumen dapat memerlukan terjemahan saja, apostille dan terjemahan, legalisasi melalui prosedur tertentu, atau tidak memerlukan pengesahan tambahan. Persyaratannya bergantung pada jenis dokumen, negara penerbit, negara tujuan, dan lembaga yang akan menerima dokumen.
Perbedaan terjemahan, legalisasi, dan apostille secara singkat
| Proses | Fungsi utama | Yang tidak dilakukan |
|---|---|---|
| Terjemahan | Menyampaikan isi dokumen dalam bahasa sasaran | Tidak mengesahkan tanda tangan, cap, atau asal dokumen |
| Apostille | Mengesahkan unsur formal tertentu pada dokumen publik dalam kerangka Konvensi Apostille | Tidak membuktikan bahwa isi dokumen benar |
| Legalisasi | Mengesahkan unsur formal dokumen melalui prosedur yang berlaku | Tidak menerjemahkan atau menilai kebenaran isi |
Untuk menentukan proses yang diperlukan, periksa negara penerbit, negara tujuan, jenis dokumen, dan persyaratan lembaga penerima.
Apa fungsi terjemahan dokumen?
Terjemahan membuat isi dokumen dapat dipahami dalam bahasa lain.
Dalam hubungan Polandia-Indonesia, terjemahan dapat diperlukan untuk kebutuhan pribadi, bisnis, pendidikan, administrasi, atau proses hukum. Terjemahan juga dapat menjadi bagian dari prosedur yang melibatkan apostille atau bentuk pengesahan lain.
Terjemahan tidak mengesahkan tanda tangan pejabat, cap, atau kewenangan instansi penerbit. Fungsi tersebut berada di luar proses penerjemahan.
Jenis terjemahan yang dibutuhkan juga perlu diperiksa. Untuk kebutuhan tertentu, terjemahan nontersumpah dapat digunakan. Dalam prosedur resmi, lembaga penerima dapat mensyaratkan terjemahan dari penerjemah tersumpah atau pihak lain yang memiliki kewenangan tertentu.
Baca juga Penerjemah Tersumpah Bahasa Polandia: Kapan Dibutuhkan?
Apa itu apostille?
Apostille adalah sertifikat yang digunakan dalam kerangka Konvensi Den Haag tanggal 5 Oktober 1961 tentang Penghapusan Persyaratan Legalisasi bagi Dokumen Publik Asing, yang dikenal sebagai Konvensi Apostille.
Konvensi ini menyederhanakan penggunaan dokumen publik dari satu negara peserta di negara peserta lain. Apostille diterbitkan oleh otoritas yang berwenang di negara tempat dokumen berasal.
Apostille mengesahkan unsur formal tertentu, terutama:
- keaslian tanda tangan;
- kapasitas atau kewenangan pihak yang menandatangani;
- identitas cap atau segel pada dokumen.
Apostille tidak membuktikan bahwa isi dokumen benar. Otoritas penerbit tidak memeriksa kembali fakta, peristiwa, atau pernyataan yang tercantum dalam dokumen.
Dokumen apa yang dapat diberi apostille?
Konvensi Apostille berlaku untuk dokumen publik yang termasuk dalam cakupannya.
Menurut Konvensi, kategori tersebut antara lain mencakup dokumen dari pengadilan atau pejabat yang berkaitan dengan pengadilan, dokumen administrasi, akta notaris, serta pengesahan resmi tertentu yang ditempatkan pada dokumen yang ditandatangani oleh pihak privat.
Dalam praktiknya, dokumen yang dapat termasuk dalam kategori ini antara lain:
- akta catatan sipil;
- dokumen administrasi;
- dokumen pengadilan;
- akta notaris;
- dokumen atau sertifikat resmi tertentu.
Dokumen privat biasa, seperti kontrak atau surat perusahaan, tidak otomatis menjadi dokumen publik yang dapat diberi apostille.
Namun, jika pada dokumen privat terdapat pengesahan resmi, misalnya pengesahan tanda tangan oleh notaris atau pejabat yang berwenang, unsur pengesahan tersebut dalam kondisi tertentu dapat menjadi objek apostille.
Karena itu, kebutuhan apostille tidak dapat ditentukan hanya berdasarkan nama dokumen.
Apa itu legalisasi dokumen?
Legalisasi adalah bentuk pengesahan dokumen yang dapat diperlukan ketika apostille tidak berlaku atau ketika prosedur yang bersangkutan mensyaratkan bentuk pengesahan lain.
Prosesnya dapat melibatkan satu atau beberapa lembaga sesuai dengan hukum negara penerbit, negara tujuan, dan jenis dokumen.
Legalisasi umumnya berkaitan dengan tanda tangan, cap, atau kewenangan pihak yang menerbitkan atau mengesahkan dokumen. Seperti apostille, legalisasi tidak berarti bahwa otoritas yang melakukan pengesahan menjamin kebenaran seluruh isi dokumen.
Jika sebuah dokumen tidak dapat memperoleh apostille, jangan langsung menganggap bahwa legalisasi pasti menjadi langkah berikutnya. Dokumen tersebut mungkin mengikuti prosedur lain atau tidak memerlukan pengesahan tambahan.
Apa perbedaan apostille dan legalisasi?
Apostille digunakan dalam kerangka Konvensi Apostille. Untuk dokumen publik yang memenuhi persyaratan, apostille menggantikan proses legalisasi diplomatik atau konsuler tradisional di antara negara-negara yang terikat Konvensi.
Legalisasi atau bentuk pengesahan lain dapat diperlukan apabila Konvensi Apostille tidak berlaku atau prosedur tertentu memang menetapkannya.
| Pertanyaan | Apostille | Legalisasi |
|---|---|---|
| Dasar penggunaan | Konvensi Apostille | Hukum dan prosedur yang berlaku |
| Siapa yang melakukan? | Otoritas kompeten di negara asal dokumen | Lembaga yang ditentukan dalam prosedur |
| Apa yang disahkan? | Tanda tangan, kapasitas penanda tangan, cap atau segel | Umumnya tanda tangan, cap, atau kewenangan pihak terkait |
| Apakah menerjemahkan isi? | Tidak | Tidak |
| Apakah menjamin kebenaran isi? | Tidak | Tidak |
Istilah legalisasi juga dapat digunakan secara umum untuk beberapa jenis pengesahan. Jika sebuah lembaga menyatakan bahwa dokumen “harus dilegalisasi”, tanyakan prosedur apa yang dimaksud.
Apostille untuk dokumen Polandia dan Indonesia
Polandia dan Indonesia merupakan pihak dalam Konvensi Apostille. Konvensi berlaku bagi Indonesia sejak 4 Juni 2022.
Untuk dokumen publik yang termasuk dalam cakupan Konvensi, apostille dapat menggantikan legalisasi tradisional ketika dokumen Indonesia akan digunakan di Polandia atau dokumen Polandia akan digunakan di Indonesia.
Namun, hal ini tidak berarti bahwa:
- setiap dokumen dapat diberi apostille;
- setiap dokumen selalu memerlukan apostille;
- apostille saja cukup untuk setiap prosedur;
- terjemahan tidak lagi diperlukan.
Apostille diperoleh di negara tempat dokumen berasal.
Jika dokumen diterbitkan di Indonesia, proses apostille mengikuti ketentuan Indonesia. Jika dokumen diterbitkan di Polandia, apostille diperoleh sesuai dengan prosedur Polandia.
Kewarganegaraan pemilik dokumen tidak menentukan negara penerbit apostille. Yang penting adalah asal dokumen dan otoritas yang menerbitkan atau mengesahkannya.
Apakah semua dokumen untuk Polandia memerlukan apostille?
Tidak.
Kebutuhan apostille ditentukan oleh prosedur dan lembaga yang menerima dokumen. Sebuah lembaga dapat meminta apostille, menerima dokumen tanpa apostille, meminta terjemahan tersumpah, atau menetapkan bentuk verifikasi lain.
Jenis dokumen yang sama juga dapat mempunyai persyaratan berbeda menurut tujuan penggunaannya.
Karena itu, pertanyaan yang lebih tepat bukan hanya:
Apakah dokumen ini membutuhkan apostille?
Tetapi:
Apakah lembaga tujuan meminta apostille untuk dokumen ini dalam prosedur yang sedang saya jalani?
Jika memungkinkan, mintalah persyaratan secara tertulis.
Apakah apostille perlu diterjemahkan?
Tergantung pada persyaratan lembaga penerima.
Sertifikat apostille memuat informasi mengenai dokumen dan pengesahannya. Lembaga tujuan dapat meminta agar sertifikat tersebut ikut diterjemahkan bersama dokumen utama.
Jika apostille perlu diterjemahkan, biasanya lebih praktis mengirimkan dokumen kepada penerjemah setelah sertifikat apostille diterbitkan. Dengan demikian, dokumen utama, apostille, cap, dan keterangan tambahan dapat diperiksa sebagai satu kesatuan.
Apakah terjemahan juga harus diberi apostille?
Tidak otomatis.
Apostille pada dokumen asli dan apostille yang berkaitan dengan pengesahan terjemahan mempunyai objek yang berbeda.
Jika suatu terjemahan dibuat atau disahkan oleh pihak yang kewenangannya dapat menjadi objek apostille menurut hukum negara terkait, pengesahan tersebut dalam kondisi tertentu juga dapat memperoleh apostille.
Dalam hal ini, apostille tetap tidak menilai ketepatan bahasa atau kualitas terjemahan. Yang disahkan adalah unsur formal sesuai dengan kewenangan otoritas apostille.
Apakah langkah tersebut diperlukan harus diperiksa berdasarkan prosedur yang sedang dijalani.
Mana yang dilakukan lebih dahulu: terjemahan atau apostille?
Tidak ada satu urutan yang berlaku untuk semua dokumen.
Dalam banyak kasus, apostille diperoleh pada dokumen asli terlebih dahulu, kemudian dokumen beserta sertifikat apostille diterjemahkan. Namun, prosedur lain dapat menetapkan urutan yang berbeda.
Sebelum memulai, periksa:
- apakah dokumen asli memerlukan apostille;
- apakah apostille perlu diterjemahkan;
- apakah diperlukan terjemahan tersumpah;
- penerjemah dari sistem mana yang diterima;
- apakah ada pengesahan tambahan.
Menentukan urutan sejak awal dapat mencegah perlunya menerjemahkan ulang dokumen setelah apostille atau lampiran baru ditambahkan.
Kesalahan yang sering terjadi
Menganggap apostille membuktikan kebenaran isi
Apostille mengesahkan unsur formal tertentu pada dokumen. Apostille tidak menjamin bahwa seluruh informasi di dalamnya benar.
Menganggap terjemahan menggantikan apostille
Terjemahan menyampaikan isi dokumen dalam bahasa lain, tetapi tidak mengesahkan tanda tangan atau cap pejabat.
Menganggap apostille menggantikan terjemahan
Apostille tidak mengubah bahasa dokumen. Lembaga tujuan tetap dapat meminta terjemahan.
Mengurus apostille di negara tujuan
Apostille diterbitkan oleh otoritas yang berwenang di negara tempat dokumen berasal.
Menganggap semua dokumen dapat diberi apostille
Konvensi Apostille berlaku terhadap dokumen publik yang termasuk dalam cakupannya. Dokumen privat tidak otomatis memenuhi persyaratan.
Urutan pemeriksaan sebelum mengurus dokumen
Tidak ada satu prosedur untuk semua dokumen, tetapi langkah berikut dapat membantu menentukan apa yang diperlukan:
- Tentukan negara dan lembaga tujuan.
- Periksa persyaratan lembaga penerima.
- Pastikan apakah dokumen termasuk dalam kategori yang dapat memperoleh apostille.
- Periksa apakah Konvensi Apostille berlaku.
- Tentukan apakah diperlukan apostille, legalisasi, atau prosedur lain.
- Periksa jenis terjemahan yang diterima.
- Tentukan urutan pengesahan dan penerjemahan.
Jika istilah dalam petunjuk tidak jelas, minta penjelasan kepada lembaga yang menangani prosedur.
Siapkan dokumen untuk penerjemah
Setelah persyaratan diketahui, kirimkan dokumen dalam bentuk lengkap dan dapat dibaca. Sertakan apostille, stempel, tanda tangan, lampiran, dan bagian lain yang memuat informasi.
Panduan lengkap tersedia dalam artikel Penerjemahan Dokumen Bahasa Polandia-Indonesia: Apa yang Perlu Diperiksa Sebelum Memesan?
Layanan penerjemahan Polandia-Indonesia
Polandnesia menyediakan penerjemahan nontersumpah bahasa Polandia-Indonesia untuk berbagai kebutuhan pribadi dan profesional.
Polandnesia tidak menerbitkan apostille, tidak melakukan legalisasi, dan tidak menyediakan terjemahan tersumpah.
Jika terjemahan nontersumpah dapat digunakan, Polandnesia dapat membantu menerjemahkan dokumen dari bahasa Polandia ke bahasa Indonesia atau dari bahasa Indonesia ke bahasa Polandia.
Persyaratan mengenai apostille, legalisasi, atau bentuk pengesahan resmi harus dikonfirmasi kepada lembaga penerima atau otoritas yang berwenang.
Kesimpulan
Terjemahan, apostille, dan legalisasi mempunyai fungsi yang berbeda:
- terjemahan menyampaikan isi dokumen dalam bahasa lain;
- apostille mengesahkan unsur formal tertentu pada dokumen publik dalam kerangka Konvensi Apostille;
- legalisasi merupakan bentuk pengesahan yang digunakan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Sebelum mengurus dokumen, tentukan negara dan lembaga tujuan, lalu periksa persyaratan yang berlaku. Dengan begitu, Anda dapat menentukan apakah dokumen memerlukan terjemahan, apostille, legalisasi, atau kombinasi beberapa proses tersebut.
Referensi
- HCCH, Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents.
- HCCH, status negara peserta Konvensi Apostille.
- Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum, layanan Apostille Indonesia.
- Kementerian Luar Negeri Polandia, informasi mengenai apostille.
- Kedutaan Besar Republik Polandia di Indonesia, informasi mengenai apostille untuk dokumen Indonesia.
Jelajahi kategori di bawah ini dan pilih topik yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda saat ini.