Penerjemahan dokumen bahasa Polandia akan berjalan lebih lancar jika tujuan penggunaan, arah bahasa, kondisi berkas, dan persyaratan pihak penerima sudah jelas sejak awal.
Dokumen yang sama dapat digunakan untuk kebutuhan pribadi, bisnis, pendidikan, administrasi, atau proses hukum. Karena persyaratannya dapat berbeda, ada beberapa hal yang sebaiknya diperiksa sebelum berkas dikirim kepada penerjemah.
Tentukan tujuan penggunaan terjemahan
Pertanyaan pertama bukan hanya apa isi dokumen, tetapi juga untuk apa hasil terjemahan akan digunakan.
Terjemahan kontrak untuk membantu seseorang memahami isinya tidak selalu memiliki persyaratan yang sama dengan kontrak yang akan digunakan dalam proses hukum. Demikian pula, terjemahan ijazah untuk kebutuhan internal perusahaan dapat berbeda dari dokumen yang akan diserahkan kepada universitas atau instansi pemerintah.
Beri tahu penerjemah apakah hasilnya akan digunakan untuk:
- memahami isi dokumen;
- komunikasi bisnis;
- pendaftaran ke sekolah atau universitas;
- urusan pekerjaan atau administrasi;
- permohonan di instansi pemerintah;
- proses hukum;
- publikasi.
Tujuan penggunaan membantu menentukan jenis layanan, terminologi, ruang lingkup, dan format hasil yang diperlukan.
Jika Anda masih mencari penyedia layanan, baca juga Cara Memilih Penerjemah Bahasa Polandia yang Tepat.
Periksa persyaratan pihak yang akan menerima dokumen
Jika terjemahan akan diserahkan kepada universitas, instansi pemerintah, pengadilan, kedutaan, perusahaan, atau lembaga lain, periksa persyaratannya sebelum memesan.
Pihak penerima dapat menetapkan ketentuan mengenai:
- bahasa terjemahan;
- terjemahan lengkap atau sebagian;
- terjemahan tersumpah;
- penyertaan dokumen sumber;
- bentuk cetak atau elektronik;
- format dokumen;
- apostille, legalisasi, atau pengesahan lain;
- penerjemah dengan status atau kewenangan tertentu.
Jika petunjuk hanya menyebutkan “terjemahan resmi”, tanyakan apa yang dimaksud. Istilah tersebut dapat digunakan dengan arti yang berbeda.
Misalnya:
Apakah terjemahan nontersumpah dapat diterima, atau dokumen harus diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah?
Penerjemah dapat menjelaskan jenis layanan yang tersedia, tetapi keputusan apakah suatu terjemahan dapat diterima tetap berada pada pihak yang menangani prosedur tersebut.
Baca juga Penerjemah Tersumpah Bahasa Polandia: Kapan Dibutuhkan?
Pastikan arah bahasa dan versi dokumen
Dalam penerjemahan dokumen Polandia-Indonesia, sebutkan arah bahasa dengan jelas:
- bahasa Polandia ke bahasa Indonesia; atau
- bahasa Indonesia ke bahasa Polandia.
Satu dokumen juga dapat memuat beberapa bahasa. Misalnya, teks utama dapat berbahasa Polandia, sementara lampiran menggunakan bahasa Inggris. Jika tidak semua bagian perlu diterjemahkan, tandai dengan jelas bagian yang termasuk dalam pekerjaan.
Kirimkan versi dokumen yang final jika memungkinkan. Jika masih ada perubahan, beri tahu penerjemah sejak awal. Mengganti dokumen sumber ketika penerjemahan sudah berlangsung dapat memerlukan pemeriksaan ulang terhadap bagian yang telah dikerjakan.
Jika terdapat beberapa versi, gunakan nama berkas yang mudah dibedakan, misalnya:
Kontrak_PL_final.pdf;Kontrak_PL_revisi_02.pdf;Lampiran_ID_final.docx.
Periksa kelengkapan dan keterbacaan berkas
Sebelum mengirim dokumen, pastikan semua halaman tersedia, urutannya benar, dan teks dapat dibaca dengan jelas.
Periksa juga apakah terdapat informasi pada bagian belakang halaman, stempel, tanda tangan, catatan kaki, tulisan tangan, atau keterangan di tepi dokumen.
Hasil pindai atau foto sebaiknya memenuhi beberapa syarat berikut:
- seluruh halaman terlihat;
- teks tidak buram;
- tidak ada bagian yang tertutup bayangan;
- tulisan kecil masih dapat dibaca;
- stempel dan tulisan tangan terlihat jelas;
- orientasi halaman benar.
Untuk dokumen kertas, PDF hasil pindai biasanya lebih mudah diperiksa daripada foto yang diambil dari sudut miring.
Perhatikan pula huruf khas bahasa Polandia seperti ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, dan ż. Pada hasil pindai yang buruk, karakter tersebut dapat sulit dibedakan, terutama dalam nama, alamat, atau nomor dokumen.
Jika bagian tertentu memang tidak terbaca pada dokumen asli, beri tahu penerjemah. Jangan menebak atau menulis ulang bagian tersebut tanpa menjelaskan bahwa teks telah diubah.
Kirim berkas yang dapat diedit jika tersedia
Jika dokumen dibuat dalam Word, Excel, PowerPoint, atau format lain yang dapat diedit, kirimkan berkas aslinya jika memungkinkan.
Berkas tersebut memudahkan penerjemah menangani tabel, mempertahankan struktur dokumen, dan menyiapkan hasil dengan format yang lebih rapi.
Jika hanya tersedia PDF, beri tahu apakah dokumen:
- dibuat langsung dari program komputer;
- merupakan hasil pindai;
- memuat foto atau gambar;
- dilindungi kata sandi;
- memiliki teks yang tidak dapat disalin.
Jika berkas dilindungi kata sandi, gunakan cara pengiriman yang telah disepakati untuk memberikan akses.
Tentukan bagian yang perlu diterjemahkan dan format hasil
Tidak semua proyek memerlukan terjemahan seluruh dokumen. Laporan panjang, misalnya, mungkin hanya diperlukan dalam bentuk ringkasan atau terjemahan bagian tertentu.
Jika hanya sebagian dokumen yang akan diterjemahkan, tunjukkan dengan jelas:
- halaman;
- paragraf;
- tabel atau kolom;
- lampiran.
Hindari instruksi seperti “terjemahkan bagian penting saja”. Penerjemah belum tentu mengetahui informasi mana yang Anda anggap penting.
Jika dokumen akan digunakan dalam prosedur resmi, periksa terlebih dahulu apakah terjemahan sebagian diperbolehkan.
Tentukan juga format hasil yang diperlukan, misalnya:
- Word yang dapat diedit;
- PDF;
- teks dua bahasa;
- tabel bahasa sumber dan bahasa sasaran;
- terjemahan yang mengikuti susunan dokumen asli;
- teks tanpa rekonstruksi desain.
Jika hasil harus menyerupai tata letak sumber, sampaikan sejak awal. Penataan ulang tabel, formulir, diagram, dan elemen grafis dapat menjadi bagian pekerjaan tersendiri.
Periksa nama, tanggal, dan data penting
Nama orang, nama lembaga, alamat, nomor dokumen, dan tanggal perlu diperiksa dengan cermat.
Pastikan antara lain:
- ejaan nama sesuai paspor atau dokumen identitas;
- nama perusahaan atau lembaga ditulis sesuai bentuk resminya;
- nomor identitas, registrasi, atau perkara terbaca jelas;
- tanggal dapat dibaca dengan benar;
- singkatan yang tidak umum dijelaskan jika diperlukan.
Jika data berbeda antara dua dokumen, beri tahu penerjemah. Penerjemah tidak seharusnya mengubah isi sumber hanya karena salah satu bentuk tampak lebih masuk akal.
Jika perusahaan atau organisasi menggunakan terminologi tertentu, kirimkan glosarium, daftar jabatan, terjemahan lama, atau dokumen referensi yang relevan. Jelaskan apakah istilah tersebut wajib digunakan atau hanya berfungsi sebagai referensi.
Perhatikan kerahasiaan dan data pribadi
Dokumen pribadi dan bisnis dapat memuat data identitas, informasi kesehatan, data keuangan, isi kontrak, atau informasi internal perusahaan.
Sebelum mengirim materi sensitif, periksa:
- cara berkas dikirim;
- siapa yang dapat mengaksesnya;
- apakah pekerjaan akan dialihkan kepada pihak lain;
- apakah dokumen akan diproses melalui layanan eksternal atau alat AI;
- bagaimana berkas disimpan selama proyek.
Kode Etik Himpunan Penerjemah Indonesia mewajibkan anggotanya menjaga kerahasiaan informasi dalam materi yang diterjemahkan. Di Indonesia, pemrosesan data pribadi juga diatur dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
Untuk meminta perkiraan harga awal, data tertentu dapat ditutupi jika tidak diperlukan untuk menilai jumlah teks, format, dan tingkat kesulitan. Namun, sebelum pekerjaan dimulai, penerjemah mungkin memerlukan dokumen lengkap untuk memastikan nama, nomor, dan bagian terkait diterjemahkan dengan benar.
Hindari memasukkan dokumen sensitif ke layanan penerjemahan otomatis atau alat AI sebelum memahami bagaimana data diproses dan disimpan.
Informasi apa yang perlu dikirim saat meminta penawaran?
Permintaan penawaran tidak perlu panjang. Informasi berikut biasanya cukup untuk menilai ruang lingkup pekerjaan:
| Informasi | Keterangan |
|---|---|
| Bahasa sumber | Bahasa asli dokumen |
| Bahasa sasaran | Bahasa yang diharapkan dalam hasil |
| Jenis dokumen | Kontrak, surat, sertifikat, laporan, korespondensi, dan sebagainya |
| Tujuan penggunaan | Pribadi, bisnis, pendidikan, administrasi, atau keperluan lain |
| Pihak penerima | Jika dokumen akan diserahkan kepada lembaga tertentu |
| Ruang lingkup | Seluruh dokumen atau bagian tertentu |
| Format hasil | Word, PDF, teks dua bahasa, atau format lain |
| Tenggat | Tanggal hasil dibutuhkan |
| Persyaratan khusus | Tata letak, terminologi, kerahasiaan, atau ketentuan lain |
Jika terdapat beberapa dokumen, sertakan daftar berkas agar ruang lingkup proyek mudah diperiksa.
Harga juga tidak selalu ditentukan berdasarkan jumlah halaman. Jumlah teks, tingkat kesulitan, terminologi, kualitas berkas, format hasil, dan tenggat dapat memengaruhi perhitungan.
Apakah dokumen memerlukan terjemahan tersumpah?
Tidak semua dokumen memerlukan terjemahan tersumpah.
Terjemahan nontersumpah dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan, misalnya memahami isi dokumen, komunikasi internal, korespondensi bisnis, materi informasi, atau persiapan sebelum menjalani suatu prosedur.
Namun, jika pihak penerima mensyaratkan terjemahan tersumpah, terjemahan nontersumpah tidak dapat menggantikannya.
Karena itu, jangan menentukan jenis terjemahan hanya berdasarkan nama atau tampilan dokumen. Periksa tujuan penggunaan dan persyaratan pihak yang akan menerima hasil.
Apostille dan legalisasi merupakan proses yang berbeda dari penerjemahan.
Baca Perbedaan Terjemahan, Legalisasi, dan Apostille: Apa yang Perlu Diketahui?
Checklist sebelum mengirim dokumen
Sebelum meminta penawaran, pastikan Anda sudah:
- menentukan tujuan penggunaan;
- memeriksa persyaratan pihak penerima;
- menyebutkan arah bahasa;
- memilih versi dokumen yang benar;
- memeriksa kelengkapan dan keterbacaan;
- menentukan bagian yang akan diterjemahkan;
- menentukan format hasil;
- memeriksa nama, tanggal, dan data penting;
- mempertimbangkan kerahasiaan dokumen;
- menyampaikan tenggat dan persyaratan khusus.
Dengan informasi tersebut, penerjemah dapat menilai ruang lingkup pekerjaan dan menyiapkan penawaran dengan lebih tepat.
Penerjemahan dokumen Polandia-Indonesia di Polandnesia
Polandnesia menyediakan penerjemahan nontersumpah dari bahasa Polandia ke bahasa Indonesia dan dari bahasa Indonesia ke bahasa Polandia untuk berbagai kebutuhan pribadi dan profesional yang tidak mensyaratkan terjemahan tersumpah.
Jika Anda memerlukan penerjemahan dokumen bahasa Polandia, kirimkan dokumen beserta informasi mengenai tujuan penggunaan, arah bahasa, format hasil, dan tenggat melalui halaman Layanan Penerjemah Bahasa Polandia-Indonesia.
Penawaran disiapkan berdasarkan ruang lingkup dan karakter dokumen.
Referensi
- Himpunan Penerjemah Indonesia, Kode Etik dan Kode Perilaku.
- Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
Jelajahi kategori di bawah ini dan pilih topik yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda saat ini.