Penerjemahan dokumen bahasa Polandia akan berjalan lebih lancar jika tujuan penggunaan, kondisi berkas, arah bahasa, dan persyaratan lembaga tujuan sudah jelas sejak awal. Informasi tersebut membantu penerjemah menentukan ruang lingkup pekerjaan, menyiapkan format yang sesuai, dan memperkirakan waktu pengerjaan secara wajar.
Dokumen yang sama dapat digunakan untuk keperluan pribadi, pendidikan, bisnis, administrasi, atau proses hukum. Setiap penggunaan mungkin memerlukan pendekatan dan bentuk terjemahan yang berbeda. Karena itu, sebelum mengirim berkas, periksa beberapa hal berikut.
Tentukan tujuan penerjemahan dokumen bahasa Polandia
Pertanyaan pertama bukan hanya “apa isi dokumen ini?”, melainkan juga “untuk apa hasil terjemahannya akan digunakan?”.
Tujuan penggunaan memengaruhi pilihan istilah, tingkat formalitas, ruang lingkup, dan bentuk hasil. Terjemahan kontrak yang diperlukan untuk membantu salah satu pihak memahami isinya tidak selalu memiliki persyaratan yang sama dengan kontrak yang akan diajukan dalam proses hukum. Demikian pula, terjemahan ijazah untuk kebutuhan internal perusahaan dapat berbeda dari dokumen yang diserahkan kepada universitas atau instansi pemerintah.
Beri tahu penerjemah apakah hasilnya akan digunakan untuk:
- memahami isi dokumen secara pribadi;
- berkomunikasi dengan perusahaan atau mitra bisnis;
- mendaftar ke sekolah atau universitas;
- mengurus pekerjaan atau administrasi;
- melengkapi permohonan di instansi pemerintah;
- menjalani proses hukum;
- dipublikasikan atau dibagikan kepada pembaca umum.
Informasi ini memberi penerjemah konteks yang diperlukan untuk memilih istilah dan pendekatan yang tepat.
Jika Anda masih mencari penyedia layanan, baca juga Cara Memilih Penerjemah Bahasa Polandia yang Tepat. Artikel tersebut membahas kompetensi, pengalaman, proses kerja, dan hal-hal yang perlu diperiksa sebelum menerima penawaran.
Periksa persyaratan lembaga yang akan menerima dokumen
Jika terjemahan akan diserahkan kepada universitas, kantor pemerintah, pengadilan, kedutaan, perusahaan, atau lembaga lain, tanyakan persyaratannya sebelum memesan.
Lembaga tujuan mungkin meminta:
- terjemahan ke dalam bahasa tertentu;
- terjemahan seluruh dokumen;
- terjemahan tersumpah;
- salinan dokumen asli bersama terjemahan;
- hasil dalam bentuk cetak atau elektronik;
- format berkas tertentu;
- apostille, legalisasi, atau pengesahan lain;
- terjemahan yang dibuat oleh pihak dengan kewenangan tertentu.
Mintalah jawaban secara tertulis apabila memungkinkan. Jika petunjuk yang diberikan hanya menyebut “terjemahan resmi”, tanyakan kembali apa yang dimaksud dengan istilah tersebut.
Pertanyaan yang lebih jelas dapat berbunyi:
Apakah terjemahan nontersumpah dapat diterima, atau dokumen harus diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah atau pihak lain yang memiliki kewenangan tertentu?
Penerjemah dapat membantu mengenali pilihan yang tersedia, tetapi keputusan mengenai penerimaan dokumen berada pada lembaga yang menangani prosedur tersebut.
Penjelasan mengenai status penerjemah tersedia dalam artikel Penerjemah Tersumpah Bahasa Polandia: Kapan Dibutuhkan?
Pastikan arah bahasa dan versi dokumen
Dalam penerjemahan dokumen Polandia–Indonesia, arah bahasa harus disebutkan dengan jelas:
- dari bahasa Polandia ke bahasa Indonesia; atau
- dari bahasa Indonesia ke bahasa Polandia.
Satu berkas dapat memuat lebih dari satu bahasa. Dokumen perusahaan, misalnya, mungkin memiliki teks utama dalam bahasa Polandia, lampiran dalam bahasa Inggris, dan keterangan tambahan dalam bahasa lain. Tunjukkan bagian yang harus diterjemahkan serta bahasa yang diharapkan dalam hasil akhir.
Pastikan juga bahwa berkas yang dikirim merupakan versi final. Jika dokumen masih diperbaiki, beri tahu penerjemah bagian mana yang mungkin berubah. Mengganti sumber ketika pekerjaan sudah berlangsung dapat menambah waktu karena kedua versi harus dibandingkan dan perubahan perlu diperiksa satu per satu.
Jika ada beberapa versi, gunakan nama berkas yang mudah dibedakan, misalnya:
Kontrak_PL_final.pdf;Kontrak_PL_revisi_02.pdf;Lampiran_ID_final.docx.
Hindari nama seperti scan1, dokumenbaru, atau final_final_terbaru, terutama jika Anda mengirimkan banyak berkas.
Periksa kelengkapan dan keterbacaan berkas
Sebelum mengirim dokumen, pastikan seluruh halaman sudah disertakan dan berada dalam urutan yang benar. Periksa juga halaman belakang apabila terdapat stempel, tanda tangan, catatan, atau informasi lain.
Jangan memotong bagian dokumen hanya karena terlihat tidak penting. Nomor registrasi, judul lampiran, catatan kaki, stempel, dan tulisan di tepi halaman dapat membantu penerjemah memahami hubungan antarbagiannya.
Pastikan hasil pindai atau foto memenuhi beberapa syarat berikut:
- seluruh halaman terlihat;
- teks tidak buram;
- tidak ada bayangan yang menutupi isi;
- halaman tidak terlipat;
- gambar tidak terlalu gelap atau terlalu terang;
- tulisan kecil dapat diperbesar;
- stempel dan tulisan tangan masih terbaca;
- orientasi setiap halaman sudah benar.
Untuk dokumen kertas, hasil pindai dalam format PDF biasanya lebih mudah diperiksa daripada foto yang diambil dari sudut miring. Jika hanya tersedia kamera telepon, letakkan dokumen di permukaan datar, gunakan cahaya yang merata, dan ambil gambar tepat dari atas.
Perhatikan pula huruf khas bahasa Polandia, seperti ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, dan ż. Pada hasil pindai yang buruk, karakter tersebut dapat sulit dibedakan. Kesalahan pada nama, alamat, atau nomor dokumen dapat menimbulkan masalah ketika terjemahan digunakan untuk keperluan administrasi.
Jika bagian tertentu memang tidak terbaca pada dokumen asli, beri tahu penerjemah. Jangan menebak atau menulis ulang teks tanpa menjelaskan sumber perubahan tersebut.
Kirim berkas yang dapat disunting jika tersedia
Apabila dokumen dibuat dalam Word, Excel, PowerPoint, atau program lain, kirimkan berkas aslinya jika memungkinkan. Berkas yang dapat disunting memudahkan penerjemah mengambil teks dari tabel, mempertahankan struktur, dan menyiapkan hasil dengan tata letak yang lebih rapi.
PDF tetap dapat digunakan, tetapi jelaskan apakah berkas tersebut:
- dibuat langsung dari program komputer;
- merupakan hasil pindai;
- berisi foto;
- dilindungi kata sandi;
- memiliki teks yang tidak dapat disalin.
Jika berkas dilindungi kata sandi, berikan akses melalui saluran yang sudah disepakati. Jangan membagikan kata sandi dalam grup atau tempat yang dapat diakses oleh orang yang tidak berkaitan dengan pekerjaan.
Tentukan ruang lingkup dan format hasil
Tidak semua proyek memerlukan terjemahan seluruh dokumen. Laporan panjang mungkin hanya dibutuhkan dalam bentuk ringkasan, sedangkan kontrak atau dokumen administrasi dapat memerlukan terjemahan lengkap.
Jika hanya bagian tertentu yang akan diterjemahkan, tunjukkan secara spesifik:
- halaman yang diperlukan;
- paragraf yang harus dimasukkan;
- tabel atau kolom yang relevan;
- lampiran yang perlu diterjemahkan.
Hindari instruksi seperti “terjemahkan bagian penting saja”. Penerjemah belum tentu mengetahui informasi mana yang dianggap penting oleh Anda atau lembaga tujuan.
Untuk prosedur resmi, pastikan terlebih dahulu bahwa terjemahan parsial diperbolehkan. Jangan menghapus halaman lain sebelum penerjemah dapat memeriksa konteksnya.
Tentukan pula bentuk hasil yang dibutuhkan, misalnya:
- dokumen Word yang dapat disunting;
- PDF;
- teks dua bahasa;
- tabel dengan bahasa sumber dan bahasa sasaran;
- terjemahan yang mengikuti susunan dokumen asli;
- teks tanpa rekonstruksi desain;
- satu berkas gabungan atau beberapa berkas terpisah.
Rekonstruksi tata letak dapat menjadi pekerjaan tambahan, terutama jika dokumen berisi tabel, diagram, formulir, atau kotak teks. Sampaikan sejak awal apabila hasil harus menyerupai dokumen sumber.
Periksa nama, tanggal, dan informasi penting
Nama orang, nama lembaga, alamat, nomor dokumen, tanggal, dan data identitas memerlukan perhatian khusus.
Sebelum mengirim berkas, periksa:
- ejaan nama sesuai paspor atau dokumen identitas;
- urutan nama;
- bentuk resmi nama perusahaan atau lembaga;
- penulisan alamat;
- nomor identitas, perkara, atau registrasi;
- singkatan yang digunakan;
- konsistensi tanggal dan data lain pada seluruh dokumen.
Jika nama atau tanggal berbeda antara dua dokumen, jelaskan masalahnya dan tunjukkan dokumen yang menjadi acuan. Penerjemah tidak boleh mengubah isi sumber hanya karena salah satu bentuk terlihat lebih masuk akal.
Jika perusahaan atau organisasi sudah menggunakan istilah tertentu, kirimkan glosarium, terjemahan lama, daftar jabatan, atau bahan referensi lain. Jelaskan apakah bahan tersebut harus diikuti atau hanya digunakan sebagai contoh. Terjemahan sebelumnya tetap perlu diperiksa karena dapat memuat istilah yang tidak tepat atau tidak konsisten.
Lindungi data dan isi dokumen
Dokumen pribadi dan bisnis dapat memuat nama, alamat, nomor identitas, data kesehatan, informasi keuangan, isi kontrak, atau informasi internal perusahaan. Perlindungan data perlu dipertimbangkan sejak tahap permintaan penawaran.
Untuk memperoleh perkiraan awal, Anda dapat menutupi data tertentu yang tidak diperlukan selama jumlah teks, struktur, dan tingkat keterbacaannya masih dapat dinilai. Sebelum penerjemahan dimulai, berkas lengkap mungkin tetap diperlukan agar nama, nomor, dan hubungan antarbagiannya dapat diterjemahkan secara akurat.
Sebelum mengirim materi sensitif, periksa:
- saluran yang digunakan untuk mengirim berkas;
- siapa yang dapat mengaksesnya;
- apakah pekerjaan akan dialihkan kepada pihak lain;
- apakah isi dokumen diproses melalui layanan eksternal;
- bagaimana berkas disimpan selama proyek;
- berapa lama salinannya akan disimpan.
Kode Etik Himpunan Penerjemah Indonesia mewajibkan anggotanya menjaga kerahasiaan informasi yang terdapat dalam materi yang diterjemahkan. Pemrosesan data pribadi di Indonesia juga diatur dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
Hindari mengunggah dokumen sensitif ke alat penerjemahan otomatis atau layanan daring sebelum memahami bagaimana data tersebut diproses dan disimpan.
Informasi yang perlu disampaikan saat meminta penawaran
Permintaan penawaran tidak perlu panjang. Namun, penerjemah memerlukan informasi yang cukup untuk menilai ruang lingkup pekerjaan.
| Informasi | Keterangan |
|---|---|
| Bahasa sumber | Bahasa asli dokumen |
| Bahasa sasaran | Bahasa yang diharapkan dalam hasil |
| Jenis dokumen | Misalnya kontrak, surat, sertifikat, laporan, atau korespondensi |
| Tujuan penggunaan | Pribadi, bisnis, pendidikan, administrasi, atau keperluan lain |
| Lembaga tujuan | Jika dokumen akan diserahkan kepada lembaga tertentu |
| Ruang lingkup | Seluruh dokumen atau bagian tertentu |
| Format sumber dan hasil | Misalnya PDF ke Word atau Word ke PDF |
| Tenggat | Tanggal dan waktu hasil harus diterima |
| Persyaratan khusus | Tata letak, terminologi, kerahasiaan, atau ketentuan lembaga |
Jika terdapat beberapa dokumen, sertakan daftar nama berkas dan jumlah halamannya.
Harga tidak selalu dapat ditentukan hanya dari jumlah halaman. Penilaian juga dapat dipengaruhi oleh jumlah teks, tingkat kesulitan, terminologi, keterbacaan, format, tata letak, dan tenggat. ISO 11669:2024 mengenai proyek penerjemahan juga menekankan pentingnya spesifikasi proyek sebagai dasar untuk meminta, menyiapkan, mengelola, dan menilai pekerjaan penerjemahan.
Kapan terjemahan nontersumpah dapat digunakan?
Terjemahan nontersumpah dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan yang tidak mensyaratkan pengesahan resmi, misalnya:
- memahami isi dokumen;
- komunikasi internal perusahaan;
- korespondensi bisnis;
- materi informasi;
- dokumen kerja;
- persiapan sebelum menjalani prosedur resmi.
Terjemahan nontersumpah tidak menggantikan terjemahan tersumpah apabila lembaga tujuan secara tegas mewajibkannya. Penentu utamanya bukan apakah dokumen terlihat resmi, melainkan tujuan penggunaannya dan persyaratan pihak yang akan menerima hasil.
Apostille dan legalisasi juga merupakan tindakan yang berbeda dari penerjemahan. Penjelasannya tersedia dalam artikel Perbedaan Terjemahan, Legalisasi, dan Apostille: Apa yang Perlu Diketahui?
Checklist sebelum mengirim dokumen
Sebelum meminta penawaran, pastikan Anda sudah:
- menentukan tujuan penggunaan terjemahan;
- memeriksa persyaratan lembaga tujuan;
- menyebutkan arah bahasa;
- memilih versi dokumen yang final;
- memeriksa kelengkapan dan keterbacaan seluruh halaman;
- menentukan bagian yang akan diterjemahkan;
- menjelaskan format hasil yang dibutuhkan;
- memeriksa nama, tanggal, dan data penting;
- mempertimbangkan keamanan dokumen;
- menyampaikan tenggat dan persyaratan khusus.
Persiapan tersebut membantu penerjemah menilai pekerjaan dengan lebih tepat dan mengurangi risiko perubahan setelah proses dimulai.
Penerjemahan dokumen Polandia–Indonesia di Polandnesia
Polandnesia menyediakan penerjemahan nontersumpah dari bahasa Polandia ke bahasa Indonesia dan dari bahasa Indonesia ke bahasa Polandia. Layanan dapat digunakan untuk dokumen pribadi, bisnis, korespondensi, materi informasi, dan berbagai kebutuhan lain yang tidak mensyaratkan pengesahan dari penerjemah tersumpah.
Jika Anda memerlukan penerjemahan dokumen bahasa Polandia, kirimkan berkas beserta informasi mengenai tujuan, bahasa sasaran, format hasil, dan tenggat melalui halaman Layanan Penerjemah Bahasa Polandia–Indonesia. Penawaran disiapkan berdasarkan ruang lingkup serta karakter dokumen.
Sumber
- Himpunan Penerjemah Indonesia – Kode Etik
- ISO 11669:2024 – Translation projects: General guidance
- Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
Jelajahi kategori di bawah ini dan pilih topik yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda saat ini.