Dalam kerja sama internasional, dokumen bukan sekadar arsip. Proposal, spesifikasi, penawaran, kontrak, lampiran, dan korespondensi penting membantu kedua pihak memastikan bahwa mereka bekerja berdasarkan informasi yang sama.
Masalah dapat muncul ketika dokumen bisnis Polandia–Indonesia berpindah antara beberapa bahasa, orang, dan departemen tanpa aturan yang jelas. Satu istilah digunakan dengan arti berbeda, revisi tidak masuk ke semua versi, atau dokumen yang dianggap final oleh satu pihak ternyata masih berupa draft bagi pihak lain.
Karena itu, bahasa dan dokumen sebaiknya dikelola sejak awal proyek. Pertanyaannya bukan hanya apakah sebuah dokumen perlu diterjemahkan.
Perusahaan juga perlu mengetahui siapa yang menggunakan dokumen tersebut, bahasa apa yang diperlukan, versi mana yang berlaku, siapa yang bertanggung jawab atas isinya, dan apa akibatnya jika informasi dipahami secara berbeda.
Tentukan fungsi setiap bahasa dalam proyek
Satu proyek Polandia–Indonesia dapat menggunakan beberapa bahasa sekaligus.
Rapat, misalnya, dilakukan dalam bahasa Inggris. Dokumen internal perusahaan Polandia tetap menggunakan bahasa Polandia. Materi untuk pasar Indonesia tersedia dalam bahasa Indonesia, sedangkan kontrak dibuat dalam lebih dari satu bahasa.
Struktur seperti ini dapat bekerja dengan baik selama fungsi setiap bahasa jelas.
Kesulitan muncul ketika terjemahan yang dibuat hanya untuk membantu pemahaman mulai diperlakukan sebagai dokumen resmi, atau ketika dua versi bahasa berkembang secara terpisah dan akhirnya tidak lagi memuat isi yang sama.
Pada awal proyek, sebaiknya diketahui:
- bahasa komunikasi sehari-hari;
- bahasa dokumen teknis;
- bahasa kontrak;
- bahasa materi untuk pelanggan atau pengguna;
- bahasa yang diperlukan oleh institusi atau pihak ketiga;
- siapa yang menyiapkan dan menyetujui setiap versi.
Tidak setiap proyek membutuhkan sistem yang rumit. Namun semakin besar konsekuensi suatu dokumen, semakin penting statusnya dibuat jelas.
Risiko bahasa bergantung pada fungsi dokumen
Company profile dan kontrak tidak mempunyai tingkat risiko yang sama.
Kesalahan dalam presentasi dapat memengaruhi citra perusahaan. Kesalahan dalam spesifikasi dapat memengaruhi produksi. Perbedaan interpretasi dalam kontrak dapat memengaruhi hak dan kewajiban para pihak.
Karena itu, dokumen sebaiknya dinilai berdasarkan konsekuensi jika isinya dipahami secara berbeda dari yang dimaksud.
| Jenis dokumen | Risiko | Fokus utama |
|---|---|---|
| Email operasional | rendah hingga sedang | keputusan, tanggal, tanggung jawab |
| Presentasi perusahaan | sedang | pesan dan terminologi |
| Penawaran komersial | sedang hingga tinggi | harga, mata uang, ruang lingkup, syarat |
| Spesifikasi teknis | tinggi | parameter, satuan, terminologi, versi |
| Kontrak | tinggi | definisi, hak, kewajiban, versi bahasa |
| Dokumen untuk institusi | tinggi | isi, format, dan persyaratan penerima |
Artinya, perusahaan tidak perlu menerapkan prosedur yang sama terhadap setiap teks.
Dokumen yang menentukan pembayaran, spesifikasi, hak, atau kewajiban membutuhkan kontrol yang lebih besar daripada komunikasi internal berisiko rendah.
Mulai dari dokumen sumber yang benar
Terjemahan tidak dapat menyelesaikan masalah yang sudah ada dalam dokumen sumber.
Jika perusahaan mempunyai tiga versi kontrak dan tidak mengetahui mana yang terbaru, penerjemah tidak dapat menentukan sendiri dokumen mana yang seharusnya menjadi acuan.
Hal yang sama berlaku ketika angka dalam tabel berbeda dari angka dalam teks, lampiran belum diperbarui, atau definisi berubah antarbagian.
Sebelum dokumen penting diterjemahkan atau dikirim kepada pihak lain, tentukan dokumen sumber yang berlaku.
Penamaan file yang konsisten dapat membantu.
Misalnya:
Distribution Agreement_v04_2026-09-15_FOR REVIEW
atau:
Technical Specification_v07_2026-09-20_APPROVED
Formatnya dapat berbeda sesuai sistem perusahaan. Yang penting, anggota tim dapat melihat apakah dokumen tersebut masih berupa draft, sedang diperiksa, atau sudah disetujui.
Nama seperti final, final-new, atau final-corrected mudah menimbulkan masalah ketika beberapa orang menggunakannya untuk file yang berbeda.
Jika revisi penting dilakukan, tim setidaknya perlu mengetahui apa yang berubah, versi mana yang digantikan, dan versi bahasa apa yang juga harus diperbarui.
Terminologi, nama, angka, dan tanggal perlu konsisten
Dalam dokumen bisnis, variasi bahasa tidak selalu merupakan keuntungan.
Istilah seperti dealer, distributor, agent, representative, contractor, atau subcontractor dapat mempunyai fungsi berbeda. Jika suatu istilah sudah mempunyai arti tertentu dalam proyek, menggantinya dengan sinonim hanya agar teks terlihat lebih bervariasi justru dapat menciptakan ambiguitas.
Untuk proyek yang panjang, glosarium singkat dapat membantu menjaga istilah yang benar-benar penting.
Hal yang sama berlaku untuk nama perusahaan.
Nama komersial dapat berbeda dari nama resmi badan hukum. Dalam kontrak dan dokumen administratif, gunakan identitas resmi sebagaimana tercantum dalam registri atau dokumen perusahaan.
Bentuk hukum seperti Sp. z o.o., S.A., atau PT juga tidak sebaiknya diterjemahkan secara bebas seolah-olah merupakan bagian biasa dari nama.
Angka dan tanggal membutuhkan perhatian yang sama.
Harga, mata uang, jumlah, persentase, nomor rekening, nomor registrasi, satuan ukuran, dan nomor pasal sebaiknya diperiksa secara khusus.
Format tanggal seperti: 03/04/2026 dapat menimbulkan ambiguitas dalam lingkungan internasional.
Format seperti: 3 April 2026 atau 2026-04-03 lebih mudah dipahami secara konsisten.
Dalam dokumen bisnis, kesalahan satu angka sering mempunyai konsekuensi lebih besar daripada kesalahan gramatikal.
Kontrak dalam beberapa bahasa membutuhkan aturan yang jelas
Kontrak bilingual atau multilingual dapat membantu kedua pihak bekerja dengan teks yang dapat mereka pahami.
Namun beberapa versi bahasa juga menimbulkan pertanyaan:
Apa yang terjadi jika isi atau interpretasinya berbeda?
Pertanyaan tersebut sebaiknya dijawab pada tahap penyusunan, bukan setelah terjadi sengketa.
Versi bahasa yang digunakan perlu mempunyai struktur, penomoran, definisi, dan lampiran yang konsisten. Jika satu klausul berubah, perubahan tersebut harus diterapkan pada semua versi yang relevan.
Pilihan mengenai bahasa yang digunakan jika terjadi perbedaan interpretasi mempunyai konsekuensi hukum. Hal tersebut tidak sebaiknya diperlakukan hanya sebagai keputusan penerjemahan.
Penerjemah membantu menjaga konsistensi bahasa.
Penasihat hukum menilai konsekuensi hukumnya.
Kedua fungsi tersebut saling mendukung, tetapi tidak sama.
Kontrak dengan pihak Indonesia memerlukan perhatian khusus terhadap bahasa
Dalam kerja sama dengan pihak Indonesia, bahasa kontrak juga berkaitan dengan ketentuan hukum.
Peraturan Presiden Nomor 63 Tahun 2019 tentang Penggunaan Bahasa Indonesia mengatur bahwa Bahasa Indonesia wajib digunakan dalam nota kesepahaman atau perjanjian yang melibatkan lembaga negara, instansi pemerintah, lembaga swasta Indonesia, atau warga negara Indonesia.
Jika perjanjian tersebut juga melibatkan pihak asing, dokumen ditulis pula dalam bahasa nasional pihak asing dan/atau bahasa Inggris.
Peraturan tersebut juga mengatur bahwa jika terdapat perbedaan penafsiran antara versi bahasa, bahasa yang digunakan adalah bahasa yang telah disepakati dalam nota kesepahaman atau perjanjian.
Karena itu, perusahaan Polandia dan Indonesia sebaiknya tidak menunggu sampai kontrak selesai dalam satu bahasa baru kemudian memikirkan struktur versi lainnya.
Untuk transaksi dengan konsekuensi hukum atau finansial yang penting, penggunaan bahasa dan hubungan antarversi sebaiknya dibahas bersama penasihat hukum sejak tahap penyusunan.
Persyaratan untuk transaksi konkret tetap perlu diperiksa berdasarkan hukum dan keadaan yang berlaku saat kontrak dibuat.
Tidak setiap dokumen membutuhkan jenis terjemahan yang sama
Sebagian besar komunikasi bisnis sehari-hari tidak membutuhkan terjemahan resmi.
Email, presentasi, katalog, materi operasional, atau dokumen internal dapat diterjemahkan sesuai fungsi dan tingkat risikonya.
Situasinya berbeda jika dokumen akan digunakan oleh pengadilan, notaris, institusi publik, atau pihak lain yang mempunyai persyaratan formal tertentu.
Indonesia mempunyai profesi Penerjemah Tersumpah, yang saat ini diatur antara lain dalam Peraturan Menteri Hukum Nomor 4 Tahun 2025. Di Polandia terdapat profesi tłumacz przysięgły yang diatur dalam undang-undang tersendiri.
Namun keberadaan profesi tersebut tidak berarti bahwa setiap dokumen dalam kerja sama Polandia–Indonesia membutuhkan terjemahan tersumpah.
Sebelum menentukan bentuk terjemahan, periksa tiga hal: untuk apa dokumen digunakan, siapa yang akan menerimanya, dan persyaratan apa yang ditetapkan oleh penerima.
Jika perusahaan membutuhkan penerjemahan dokumen, kontrak, korespondensi, atau materi bisnis antara kedua bahasa, lihat layanan penerjemahan bahasa Polandia–Indonesia.
Penerjemah tidak seharusnya mengambil keputusan bisnis atas nama perusahaan
Dokumen sumber kadang-kadang mengandung kontradiksi.
Misalnya, kontrak menyatakan bahwa pembayaran dilakukan 30 hari setelah invoice, sedangkan lampiran menyebut 45 hari.
Penerjemah tidak seharusnya memilih sendiri syarat yang dianggap paling masuk akal.
Perbedaannya perlu dikembalikan kepada pemilik dokumen. Setelah perusahaan menentukan syarat yang benar, dokumen sumber diperbaiki dan versi bahasa lainnya mengikuti keputusan tersebut.
Prinsip ini berlaku pula untuk terminologi teknis, angka, ruang lingkup pekerjaan, dan definisi kontrak.
Tugas penerjemahan adalah menjaga agar versi bahasa menyampaikan keputusan yang sama, bukan menciptakan keputusan baru.
Tanggung jawab terhadap dokumen harus terlihat
Dalam proyek yang melibatkan beberapa orang, pertanyaan:
Siapa yang menerjemahkan?
tidak cukup.
Perusahaan juga perlu mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas dokumen sumber, siapa yang menyetujui perubahan, siapa yang memeriksa istilah teknis, siapa yang menilai aspek hukum, dan siapa yang menyetujui versi final.
Strukturnya dapat sederhana.
Pemilik dokumen bertanggung jawab atas isi sumber. Penerjemah bertanggung jawab atas terjemahan dalam ruang lingkup pekerjaannya. Ahli teknis memeriksa aspek bidang tertentu jika diperlukan. Tim hukum menilai konsekuensi hukum. Orang yang mengelola proyek memastikan bahwa tim menggunakan versi yang benar.
Dalam perusahaan kecil, beberapa fungsi tersebut dapat dijalankan oleh orang yang sama.
Yang penting bukan jumlah perannya, melainkan kejelasan tanggung jawab.
Pemeriksaan akhir bukan hanya koreksi bahasa
Sebelum dokumen penting dikirim atau ditandatangani, pemeriksaan akhir sebaiknya mencakup lebih dari ejaan dan tata bahasa.
Periksa nama badan hukum, identitas penandatangan, nomor registrasi, tanggal, mata uang, jumlah, nomor rekening, rujukan antarbagian, lampiran, nomor versi, serta kesesuaian seluruh versi setelah revisi terakhir.
Jika dokumen akan digunakan oleh institusi atau pihak ketiga, periksa pula persyaratan penerimanya.
Jangan menganggap versi final otomatis tetap benar hanya karena terjemahan pertama sudah diperiksa. Beberapa putaran revisi dapat menghasilkan perbedaan baru antara dokumen sumber dan terjemahan.
Jika masalah sudah bukan lagi isi dokumen, tetapi cara kedua tim memahami keputusan atau tanggung jawab, lihat Masalah Komunikasi Bisnis Polandia–Indonesia: Penyebab dan Cara Mengatasinya.
Bahasa dan dokumen seharusnya mengurangi ketidakpastian
Tujuan pengelolaan dokumen bukan membuat setiap email menjadi formal.
Sebagian besar komunikasi bisnis dapat tetap cepat dan sederhana.
Yang perlu dikenali adalah saat ketika sebuah informasi mulai mempunyai konsekuensi terhadap biaya, waktu, hak, kewajiban, kualitas, atau risiko proyek.
Pada titik tersebut, terminologi perlu konsisten, versi dokumen harus dapat dikenali, tanggung jawab perlu jelas, dan perubahan penting sebaiknya dapat ditelusuri.
Dalam kerja sama Polandia–Indonesia, bahasa menjadi bagian dari cara proyek dikelola. Sistem yang baik membantu kedua pihak mengetahui apa yang sudah disepakati, dokumen mana yang berlaku, siapa yang bertanggung jawab, dan bagaimana istilah penting harus dipahami.
Tidak setiap dokumen membutuhkan penerjemahan profesional. Tidak setiap terjemahan membutuhkan penerjemah tersumpah. Namun semakin besar konsekuensi kesalahan, semakin besar pula kebutuhan terhadap kontrol bahasa dan dokumen.
Untuk konteks seluruh hubungan profesional antara kedua negara, baca Kerja Sama Indonesia–Polandia: Panduan Bisnis dan Komunikasi untuk Profesional dan Perusahaan.
Sumber dan bacaan
- Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 63 Tahun 2019 tentang Penggunaan Bahasa Indonesia.
- Peraturan Menteri Hukum Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2025 tentang Syarat dan Tata Cara Pengangkatan, Pelaporan, Pemberhentian, Perpanjangan, dan Pengawasan Penerjemah Tersumpah.
- Ustawa z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego.
Jelajahi kategori di bawah ini dan pilih topik yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda saat ini.