Pertemuan dengan interpreter Polandia-Indonesia akan berjalan lebih lancar jika juru bahasa mengetahui sejak awal siapa yang akan berpartisipasi, apa tujuan pertemuan, topik yang akan dibahas, dan bagaimana komunikasi akan berlangsung.
Persiapan tidak harus rumit. Dalam banyak kasus, agenda, informasi tentang peserta, materi utama, dan daftar istilah penting sudah cukup untuk memberikan konteks yang dibutuhkan.
Hal ini terutama penting dalam negosiasi, pelatihan, presentasi, kunjungan perusahaan, dan pertemuan teknis yang melibatkan istilah khusus, angka, nama produk, atau dokumen tertentu.
Tentukan tujuan pertemuan
Sebelum acara, tentukan apa yang ingin dicapai.
Misalnya:
- membahas penawaran;
- melakukan negosiasi;
- menjelaskan proses kerja;
- memberikan pelatihan;
- membahas kontrak;
- menyelesaikan masalah teknis;
- memperkenalkan perusahaan atau produk;
- melakukan wawancara;
- membahas kerja sama baru.
Tujuan yang jelas membantu juru bahasa memahami konteks dan mempersiapkan terminologi yang relevan.
Jika pertemuan mencakup beberapa topik, sampaikan semuanya sejak awal.
Berikan informasi dasar tentang acara
Juru bahasa perlu mengetahui format pertemuan sebelum acara berlangsung.
Informasi dasar yang sebaiknya diberikan meliputi:
- tanggal dan waktu;
- perkiraan durasi;
- lokasi atau platform online;
- jumlah peserta;
- bahasa yang digunakan;
- arah penjurubahasaan;
- jenis acara;
- metode penjurubahasaan, jika sudah ditentukan.
Jika metode belum dipilih, jelaskan pola komunikasinya. Apakah acara terutama berupa diskusi, presentasi, sesi tanya jawab, pelatihan, atau kunjungan lapangan?
Informasi tersebut membantu menentukan pengaturan yang sesuai.
Baca juga Penerjemahan Konsekutif dan Simultan: Apa Bedanya dan Kapan Digunakan?
Beri tahu siapa yang akan berpartisipasi
Juru bahasa tidak selalu memerlukan daftar peserta yang panjang, tetapi informasi mengenai peserta utama sangat membantu.
Jika relevan, berikan:
- nama;
- jabatan;
- perusahaan atau lembaga;
- peran dalam pertemuan;
- bahasa yang digunakan.
Mengetahui siapa yang berbicara membantu juru bahasa memahami hubungan antarpeserta dan konteks pembicaraan.
Hal ini terutama berguna jika pertemuan melibatkan orang dengan fungsi yang berbeda, misalnya manajemen, staf teknis, bagian penjualan, atau penasihat hukum.
Kirim agenda dan materi utama sebelumnya
Agenda membantu juru bahasa memahami struktur acara.
Agenda sederhana dapat menunjukkan:
- urutan topik;
- siapa yang akan berbicara;
- presentasi yang akan digunakan;
- sesi diskusi;
- sesi tanya jawab.
Jika tersedia, kirimkan juga materi yang akan dibahas, misalnya:
- presentasi;
- profil perusahaan;
- katalog atau daftar produk;
- dokumen teknis;
- kontrak;
- laporan;
- tabel;
- materi pelatihan.
Materi tersebut tidak diberikan agar juru bahasa menghafal isinya, tetapi agar ia dapat memahami konteks, istilah, nama, angka, dan struktur pembahasan.
Jika presentasi memuat banyak singkatan, data, istilah teknis, atau nama produk, mengirimkan file sebelumnya sangat membantu.
Semakin khusus topiknya, semakin penting materi referensi.
Siapkan istilah, nama, dan singkatan penting
Istilah khusus yang baru muncul saat pertemuan dapat memperlambat komunikasi.
Jika tersedia, kirimkan daftar singkat yang memuat:
- istilah teknis;
- nama produk atau layanan;
- singkatan internal;
- nama divisi;
- nama mesin atau peralatan;
- istilah kontraktual;
- nama orang, perusahaan, atau tempat yang penting.
Daftar tersebut tidak harus berupa glosarium profesional. Beberapa istilah dengan penjelasan singkat sudah dapat membantu, terutama jika nama atau istilah sulit dikenali hanya dari pengucapan.
Bagaimana jika materi belum final?
Tidak perlu menunggu seluruh dokumen selesai jika versi sementara sudah dapat memberikan konteks.
Draf agenda, presentasi sementara, atau dokumen yang masih direvisi tetap dapat berguna selama juru bahasa mengetahui bahwa materi tersebut belum final.
Jika kemudian ada perubahan penting, kirimkan versi terbaru atau tunjukkan bagian yang telah berubah.
Materi yang diberikan sebelum acara biasanya jauh lebih berguna daripada dokumen yang baru dikirim ketika pertemuan akan dimulai.
Perhatikan kerahasiaan
Pertemuan bisnis dapat memuat informasi yang tidak bersifat publik, seperti:
- harga dan syarat komersial;
- isi kontrak;
- strategi perusahaan;
- data pelanggan;
- hasil audit;
- informasi teknis;
- rencana investasi.
Kode Etik Himpunan Penerjemah Indonesia mewajibkan juru bahasa anggotanya menjaga kerahasiaan pembahasan, percakapan, dan materi yang dijurubahasakan.
Jika perusahaan mempunyai NDA atau prosedur kerahasiaan internal, sebaiknya hal tersebut diselesaikan sebelum acara.
Bagaimana sebaiknya berbicara saat menggunakan juru bahasa?
Dalam penjurubahasaan konsekutif, cara peserta berbicara sangat memengaruhi kelancaran komunikasi.
Sebaiknya:
- berbicara dengan kecepatan normal;
- menyampaikan ide dalam bagian yang jelas;
- memberi waktu kepada juru bahasa untuk menyampaikan pesan;
- menghindari beberapa orang berbicara pada saat yang sama;
- menyebut angka dan nama dengan jelas.
Tidak perlu berbicara sangat lambat atau menggunakan kalimat yang tidak natural.
Yang penting adalah struktur pembicaraan yang jelas dan adanya jeda yang memungkinkan juru bahasa bekerja.
Jika beberapa orang berbicara bersamaan, sebagian informasi dapat sulit ditangkap dan dijurubahasakan secara lengkap. Dalam rapat yang lebih besar, moderator dapat membantu mengatur giliran bicara dan sesi tanya jawab.
Berbicara langsung kepada lawan bicara
Peserta sebaiknya tetap berbicara kepada orang yang menjadi lawan bicara mereka, bukan kepada juru bahasa.
Lebih baik mengatakan:
“Apakah Anda setuju dengan perubahan jadwal ini?”
daripada:
“Tolong tanyakan apakah dia setuju dengan perubahan jadwal.”
Dengan cara ini, komunikasi tetap berlangsung langsung antara para pihak.
Juru bahasa berfungsi sebagai fasilitator komunikasi, bukan sebagai pihak tambahan dalam percakapan.
Berikan angka dan data penting dengan jelas
Beberapa informasi lebih mudah diverifikasi jika tersedia dalam bentuk tertulis.
Contohnya:
- harga;
- persentase;
- tanggal;
- nomor produk;
- alamat email;
- nomor rekening;
- data teknis;
- nama perusahaan atau orang.
Jika data tersebut menjadi bagian penting dari pembahasan, sebaiknya tersedia pada slide, dokumen, chat, atau materi lain yang dapat dilihat oleh juru bahasa.
Hal ini mengurangi risiko kesalahan akibat informasi yang sulit dikenali hanya dari suara.
Jangan meminta juru bahasa melakukan beberapa tugas sekaligus
Penjurubahasaan membutuhkan konsentrasi.
Karena itu, selama bertugas juru bahasa sebaiknya tidak sekaligus diminta:
- membuat notulen;
- menjalankan presentasi;
- mengatur peserta;
- menjadi moderator;
- memberikan pendapat pribadi;
- menjelaskan aspek hukum atau teknis sebagai ahli.
Kode Etik HPI menetapkan bahwa juru bahasa bekerja sebagai fasilitator komunikasi dan tidak melakukan tugas lain yang tidak berkaitan dengan penjurubahasaan.
Jika acara membutuhkan moderator, notulis, atau ahli teknis, peran tersebut sebaiknya ditangani secara terpisah.
Bagaimana menyiapkan pertemuan online?
Untuk pertemuan online, kualitas suara menjadi salah satu faktor terpenting.
Sebelum acara, pastikan:
- platform sudah ditentukan;
- tautan dapat diakses;
- mikrofon berfungsi dengan baik;
- peserta mengetahui pola berbicara;
- saluran bahasa atau fungsi penjurubahasaan tersedia jika diperlukan.
Hindari mengikuti pertemuan dari tempat yang sangat bising.
Koneksi yang tidak stabil, mikrofon yang buruk, atau peserta yang berbicara bersamaan dapat menyebabkan sebagian informasi sulit didengar.
Bagaimana menyiapkan kunjungan perusahaan atau pabrik?
Kunjungan pabrik, gudang, lokasi proyek, atau area produksi mempunyai kondisi yang berbeda dari rapat biasa.
Sebelum acara, beri tahu juru bahasa mengenai:
- lokasi yang akan dikunjungi;
- jenis kegiatan;
- apakah peserta akan berpindah tempat;
- kondisi kebisingan;
- persyaratan keselamatan;
- topik teknis yang akan dibahas.
Jika peserta akan membahas mesin, proses produksi, atau instalasi tertentu, materi teknis atau daftar istilah sebelumnya sangat membantu.
Juru bahasa juga perlu mengetahui persyaratan keselamatan yang berlaku di lokasi.
Apakah perlu briefing sebelum pertemuan?
Untuk pertemuan sederhana, briefing khusus mungkin tidak diperlukan.
Namun, briefing singkat dapat membantu jika:
- topiknya sangat khusus;
- agenda cukup kompleks;
- terdapat banyak istilah internal;
- ada perubahan penting pada materi;
- tujuan pertemuan bersifat sensitif atau strategis.
Briefing dapat digunakan untuk menjelaskan tujuan, peserta, agenda, serta istilah atau perubahan yang perlu mendapat perhatian khusus.
Persiapan sebelum pertemuan merupakan bagian dari praktik profesional interpreting. Materi SCICtrain dari Directorate-General for Interpretation Komisi Eropa juga memasukkan meeting preparation dalam pembahasan mengenai kerja profesional interpreter.
Apa yang perlu dikonfirmasi sebelum acara?
Sebelum pertemuan, periksa:
| Hal yang perlu dikonfirmasi | Contoh |
|---|---|
| Waktu | Jam mulai dan perkiraan selesai |
| Lokasi atau platform | Alamat, ruang, atau tautan online |
| Bahasa | Polandia ke Indonesia, Indonesia ke Polandia, atau dua arah |
| Metode | Konsekutif, simultan, atau format lain |
| Peserta | Nama, jabatan, dan peran utama |
| Agenda | Urutan topik dan pembicara |
| Materi | Presentasi, dokumen, daftar istilah |
| Teknis | Mikrofon, audio, saluran bahasa jika diperlukan |
| Kerahasiaan | NDA atau ketentuan internal jika berlaku |
Jika terdapat perubahan penting, informasikan kepada juru bahasa sebelum acara berlangsung.
Checklist sebelum pertemuan
Pastikan:
- tujuan pertemuan sudah jelas;
- agenda sudah tersedia;
- juru bahasa mengetahui peserta utama;
- materi penting sudah dikirim;
- istilah khusus sudah dijelaskan;
- metode penjurubahasaan sudah ditentukan;
- kondisi teknis sudah diperiksa;
- peserta mengetahui cara berkomunikasi melalui juru bahasa;
- kebutuhan kerahasiaan sudah disepakati;
- perubahan terakhir sudah diinformasikan.
Checklist ini dapat digunakan sebagai pemeriksaan terakhir sebelum acara, bukan sebagai pengganti informasi yang perlu diberikan kepada juru bahasa sebelumnya.
Interpreter Polandia-Indonesia untuk pertemuan bisnis
Jika Anda membutuhkan interpreter Polandia-Indonesia untuk rapat, negosiasi, kunjungan perusahaan, pelatihan, atau kebutuhan profesional lainnya, sampaikan jenis acara, bahasa, durasi, jumlah peserta, topik, dan format pertemuan sejak awal.
Agenda, presentasi, daftar istilah, atau dokumen yang akan dibahas dapat membantu persiapan sebelum acara.
Jika Anda belum mengetahui metode yang sesuai, baca Penerjemahan Lisan Polandia-Indonesia: Kapan Membutuhkan Interpreter? dan Penerjemahan Konsekutif dan Simultan: Apa Bedanya dan Kapan Digunakan?
Pertemuan yang baik dimulai sebelum acara
Persiapan yang baik membantu juru bahasa memahami konteks dan mengurangi masalah yang dapat dicegah sebelum pertemuan dimulai.
Agenda yang jelas, materi yang diberikan sebelumnya, informasi mengenai peserta, kondisi audio yang baik, dan istilah penting biasanya lebih berguna daripada instruksi panjang ketika acara sudah berlangsung.
Tidak semua pertemuan membutuhkan persiapan yang rumit. Namun, semakin khusus topik dan semakin besar konsekuensi kesalahpahaman, semakin penting untuk memberikan konteks dan kondisi kerja yang memadai.
Referensi
- Himpunan Penerjemah Indonesia, Kode Etik dan Kode Perilaku.
- European Commission, Directorate-General for Interpretation, SCICtrain: Working as an Interpreter – Meeting Preparation.
Jelajahi kategori di bawah ini dan pilih topik yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda saat ini.